Qualités requises :
La secrétaire est une employée « multitâches ». Pour faire face à la diversité des tâches elle doit gérer au mieux son travail, elle doit être ordonnée et méthodique et hiérarchiser ses priorités. Malgré son emploi du temps surchargé, elle doit être toujours disponible pour répondre aux urgences imposées par sa hiérarchie.
Pour rédiger courriers et comptes-rendus, une secrétaire doit maîtriser parfaitement le français écrit. Bonne communicante, elle doit savoir s’exprimer parfaitement en français Elle doit savoir écrire rapidement et surtout être capable de prendre des notes synthétiques lors des réunions auxquelles elle participe.
Une secrétaire est en contact permanent avec les employés et dirigeants de son entreprise ainsi qu’avec les personnes extérieures. Elle doit posséder d’excellentes qualités relationnelles pour rester toujours courtoise et souriante.
Les formations de base doivent être acquises. Les postes de secrétaires à haute responsabilité sont globalement réservés aux titulaires de BTS et de DUT.
- le BTS assistant de manager et le BTS assistant de gestion PME-PMI, qui sont recommandés pour les bacheliers de la filière STMG ;
- le DUT carrières juridiques, le DUT gestion des entreprises et des administrations (GEA) et le DUT gestion administrative et commerciale (GACO) ;
Objectifs pédagogiques
- Maîtriser les techniques indispensables à l’exercice du secrétariat aujourd’hui.
- Acquérir des compétences clés : organisation, gestion du temps, classement, expression écrite et orale.
- Adopter d’emblée un comportement professionnel et savoir se positionner dans son rôle.
- Développer l’autonomie et la confiance en soi dans la réalisation de ses tâches.
Durée et organisation de la formation :
– 10 h préparatoires sur cours vidéo avec assistance
– 5 jours de présentiel dans notre centre de formation : 3 bis rue des Lamineurs 44570 Trignac. Pour un durée totale de 35 h : de 9h à 12h30 et de 13h30 à 17h00 du lundi au vendredi.
Soit un une durée totale de 45 h
Méthodes pédagogiques :
Apports théoriques et pratiques : remise à chaque stagiaire un support papier, mis en pratique grâce aux outils fournis.
La formation se déroule en présentiel et en e.learning.
- La salle pédagogique est équipée d’un retro projecteur
- La formation se déroulera avec des supports numériques
- Les apprenants auront à leur disposition des revues spécialisées et pourront ainsi réaliser des photocopies à leur convenance.
- Le partage des connaissances et des expériences facilitera la participation de chacun.
Cette formation aborde l’ensemble des tâches du métier de secrétaire pour apporter à chaque participant un plan de progrès personnalisé.
En annexe du support, de nombreux modèles de documents de référence sont distribués : tableaux de bord partagés, autodiagnostic des compétences organisationnelles, check-list opérationnelle, plan de classement.
Des exercices pédagogiques, adaptés au secteur d’activité du stagiaire, font le lien entre la théorie et la pratique professionnelle pour en valider l’acquisition.